DIGITALISIERUNG IM UNTERNEHMEN

Im Zeitalter des Remoteworking-, Homeoffice- und Shared-Workspace Universums ist sicherlich auch schon oft der Begriff der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen gefallen. Vermutlich haben Sie sogar schon einige Schritte unternommen, um diese voranzutreiben oder sogar bereits Ihr gesamtes Unternehmen auf digitalisierte Prozesse umgestellt. Sehr gut! Digitalisierung bedeutet Wandel, mit „der Zeit zu gehen“ – oftmals ein Update für Ihre gesamte Unternehmung.

>> Digitalisierung (lat. digitus „Finger“ und engl. digit „Ziffer“), die Umwandlung von analogen Werten bzw. das Erfassen von Informationen über physische Objekte in Formate, welche sich zu einer Verarbeitung oder Speicherung in digitaltechnischen Systemen eignen. <<

Im Grunde genommen, bedeutet das, Informationen, welche aktuell z. B. nur handschriftlich, in Papierform, vermerkt sind, in ein digitales Speichermedium zu transformieren.
Besonders im Bereich der Archivierung startet die Digitalisierung eines Unternehmens erstmals durch. Haben die Kollegen erst bemerkt, dass sich durch eine revisionssichere Archivierung die stundenlange Ablage und oft anschließende Sucherei der Unterlagen, bei falscher Ablage, erst erledigt bzw. zeitlich enorm verkürzt hat, sind sie von der Digitalisierung dieser begeistert.
Digitalisierung bedeutet auch die Automatisierung und somit oftmals eine Vereinfachung der Geschäftsprozesse. Nehmen Sie nur die OCR Erkennung, ist diese erst korrekt eingestellt, ist eine Vielzahl der vorher mühselig händisch erfassten Daten in kürzester Zeit optimal eingelesen und im besten Fall sogar korrekt verarbeitet worden. Eine Nachbearbeitung fehlerhafter Einspielungen ist in weitaus geringerer Zeit erledigt, somit bleibt mehr für andere Aufgaben, Sie können also gleich eine Erweiterung Ihres eigenen Angebotes in Erwägung ziehen.

Durch die Digitalisierung ergibt sich oftmals auch ein schneller Wissenstransfer und dadurch eine effektivere Zusammenarbeit. Mussten Sie früher dem Kollegen die Exceldatei noch mailen, können Sie diese über Ihre Sharepoints direkt zeitgleich öffnen, bearbeiten und ggf. präsentieren. Nützlich, da alle User immer auf dem aktuellen Stand sind, keine Änderungen unbemerkt bleiben und man wirklich von überall auf die Daten zugreifen kann. Gerade im HomeOffice oder bei Shared-Workspacing eine optimale Lösung. Spart auch haufenweise Platz in der Tasche, wenn nicht immer alle Ordner mitgenommen werden müssen, um effektiv zu arbeiten.

Wodurch ich gleich zum nächsten Punkt komme, der Flexibilität. Die Pandemie hat uns alle dazu gezwungen: gerade noch täglich im Office, plötzlich im HomeOffice. Alle Ordner nach Hause mitnehmen? Unmöglich. Der Kollege braucht schließlich auch Zugriff darauf. Ohne eine Digitalisierung aller Daten schier nicht machbar – also her mit den Sharepoints, her mit den Team-Chaträumen.
Die Flexibilität hört aber hier nicht auf: haben Sie erstmal Zugriff über den Laptop, lässt sich’s auch gut mal vom Balkon oder dem hübschen Eck-Café arbeiten (sofern mit DSGVO und internen Richtlinien vereinbar). Oftmals geht mit dieser auch eine andere Arbeitszeitenlösung einher – die Work-Life-Balance steigt positiv an. Den Arbeitnehmer freuts und den Arbeitgeber ebenfalls: glücklichere Mitarbeiter arbeiten nämlich in der Regel effektiver.
Sie können aber auch über die Cloud arbeiten, oder Systeme wie Citrix nutzen, über welches Sie sich auf einen RDP-Server schalten und somit, ohne die Daten auf Ihre oder fremden Geräte zu ziehen, problemlos Server- und somit Datenzugriff haben. Die Nutzung solcher Systeme bietet sich vor allem dann an, wenn eine Einhaltung der DSGVO über die Endgeräte sonst nicht machbar wäre, z. B. bei Nutzung von privaten Geräten.

Die Digitalisierung muss aber nicht nur bedeuten, dass Ihre Unternehmensprozesse umgestellt werden. Sie können auch Ihre Zahlungsmittel digitalisieren – sei dies via Bitcoin oder NFT. Hierbei sei jedoch erwähnt, dass Krypto nicht ganz so stabile Kurse hat wie beispielsweise die gute alte „Hartgeldwährung“. Doch was ist heutzutage schon noch stabil? Wir hoffen, die Verbindung zu Ihrer Cloud ist es!

Hier liegt nämlich ein Problem der Digitalisierung, haben Sie Ihre Prozesse erst vollumfänglich auf Remoteserver, Sharepoints und andere, nur über Internet erreichbare, Systeme umgestellt, sind Sie auch genau darauf angewiesen. Serverabstürze, Internetverbindungsabbrüche – zwar selten – aber wenn diese dann doch vorkommen, führen sie in der Regel zum totalen Stillstand. Ablage kann man ja nicht mehr machen, erfolgt schließlich auch digital. Der eben gestartete Videocall muss dann auch abgesagt werden – hierzu muss man dann eben doch noch zum Telefonhörer greifen. Fortschritt hat nun leider nicht nur Vorteile..

Übrigens, wenn Sie Interesse an der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung haben, unterbreiten wir Ihnen gerne ein, auf Sie zugeschnittenes, Angebot!